Oleh: Dr. H. Muhammad Munadi, M.Pd
(Wakil Rektor II, Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan)
Pendidikan Tinggi di Indonesia memiliki jenis dan program yang beragama. Sisi jenis Pendidikan tinggi meliputi: vokasi, akademik, dan profesi. Sisi program pendidikan, yaitu program diploma, sarjana, sarjana terapan, magister, magister terapan, profesi, spesialis, doktor, dan doktor terapan. Keragaman ini akan mengalami dinamika yang sangat besar karena perguruan tinggi tidak berada pada ruang hampa, sehingga dituntut untuk terus selalu berubah karena dihadapkan pada isu lokal, nasional, regional, serta internasional/global. Isu yang berkembang harus disinergikan degan tri dharma perguruan tinggi – baik dharma pengajaran, dharma penelitian, serta dharma pengabdian kepada masyarakat. Implementasinya diperlukan penerapan model triple helix (hubungan PT (Lembaga, akademisi dan mahasiswa – industry – pemerintah). Respon yang cepat dari perguruan tinggi diperlukan seperti pernyataan Alice Gast (2018) bahwa perguruan tinggi dapat membantu masyarakat mendapatkan dan memperkuat kembali – kepercayaan diri, martabat, dan harapan mereka. Perubahan tersebut diperlukan deteksi dini melalui perencanaan yang matang sehingga Pendidikan tinggi bisa dinamis. Perencanaan dilakukan dalam rangka seperti yang diungkapkan Goldman dan Salem (2015:4) untuk menanggapi perubahan keuangan, peraturan pemerintah, perubahan di ceruk pasar mahasiswa, persaingan dengan perguruan tinggi lain, teknologi baru, atau tekanan internasional. Ruang lingkupnya sesuai dengan tabel berikut:
Tabel 1. Relasi Fungsi dengan Sumber Daya Manajemen
| Sumber Daya | Fungsi Manajemen | |||
| Planning | Organizing | Actuating | Controlling | |
| Man | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Money | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Material | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Method | 13 | 14 | 15 | 16 |
| Machine | 17 | 18 | 19 | 20 |
| Market | 21 | 22 | 23 | 24 |
| Minute | 25 | 26 | 27 | 28 |
| Knowledge | 29 | 30 | 31 | 32 |
Tabel di atas menunjukkan bahwa semua sumber daya difungsikan dalam manajemen. Disinilah perencanaan harus melingkupi seluruh sumber daya berikut:
Tabel 2. Deskripsi Fungsi Manajemen Perencanaan di Perguruan Tinggi
| Sumber Daya | Fungsi Manajemen – Perencanaan | Leadinng |
| Man | Perencanaan Sumber Daya Manusia (Pendidik, Tenaga Kependidikan (Jabatan Fungsional Tertentu di PT), Tenaga Administrasi (Jabatan Fungsional Umum), serta Mahasiswa. | Akademik |
| Kemahasiswaan | ||
| Kepegawaian | ||
| Money | Perencanaan Sumber Daya Keuangan (cost, finance, budget) | Keuangan |
| Perencanaan | ||
| Material and Method | Perencanaan sumber daya bangunan dan sistem teknis lainnya yang mendukung operasional organisasi perguruan tinggi. | Umum dan Rumah Tangga |
| Akademik | ||
| Laboratorium | ||
| Machine | Perencanaan peralatan pembelajaran dan laboratorium | Umum dan Rumah Tangga |
| Akademik | ||
| Program Studi | ||
| Method | Perencanaan Sumber Daya Kurikulum, Silabus, Satuan Acara Perkuliahan, serta Bahan Ajar | Lembaga Penjaminan Mutu |
| Akademik | ||
| Program Studi | ||
| Market | Perencanaan 9 P Marketing Mix (Product, Place, Price, Promotion, Passion, People, Processes, Physical Evidence, and Productivity and Quality) | Humas |
| Minute | Perencanaan kalender akademik dan kalender penyusunan anggaran pendapatan dan belanja serta realisasi anggaran. | Akademik |
| Perencanaan | ||
| Keuangan | ||
| Knowledge | Perencanaan penyimpanan dan pendistribusian produk pengetahuan | Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat |
Berdasarkan tabel di atas menunjukkan bahwa perencanaan (sisi sumber daya manusia dan sumber data) tidak hanya fokus di bidang keuangan saja akan tetapi juga di semua bidang yang ada di setiap perguruan tinggi. Disinilah diperlukan pemahaman ulang bahwa perencanaan hanya terkait dengan keuangan tetapi lebih luas dari itu. Namun demikian tetap harus ada kepastian penugasanya pada masing-masing bagian termasuk di territorial (bidang) mana. Mana yang dikerjakan oleh kantor rektorat, fakultas, lembaga maupun unit pelaksana teknis. Kepastian ini akan berdampak tidak adanya tumpang tindih maupun duplikasi perencanaan. Perencanaan juga mengacu pada data-data yang ada pada fungsi yang lainnya – organizing, actuating serta controlling. Hal ini sesuai semangat perintah dalam Al Qurán Surat Al Hasyr ayat 18:
“Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan.”
Semangat ayat ini menunjukkan bahwa semua sumber daya, bidang dan fungsi yang ada dalam manajemen harus melakukan introspeksi serta controlling dalam kerangka perbaikan yang dilakukan terus menerus untuk mencapai masa depan yang lebih baik. Bentuknya dua hal yaitu asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL) dalam bahasa akreditasi. Ini sangat internal, harus juga disandingkan atau dibandingkan dengan Lembaga lain yang lebih baik. Hal ini akan membawa kualitas Lembaga semakin terlihat. Disinilah Lembaga dan sumber daya manusia yang ada di dalamnya tidak hanya puas atas capaian mutu secara internal saja tetapi juga melihat lembaga lain. Pernyataan ini didasarkan pada hasil penelitian Seyfried dan Pohlenz (2018) bahwa dukungan manajemen dan kerjasama yang lebih tinggi dari lembaga pendidikan tinggi dengan lembaga pendidikan lainnya adalah prakondisi yang relevan untuk derajat jaminan kualitas yang lebih besar.
Siapa Yang Terlibat Dalam Perencanaan?
Pembahasan ini perlu mendasarkan pada sisi pelaksana, pendukung, operator dan data dukung, Saran Hinton (2012:13-14) agar perencanaan bisa berjalan efektif perlu ada Komite Perencana. Keanggotaan komite perencanaan terdiri atas posisi-posisi kepemimpinan, seperti rector, senat, pimpinan organisasi kemahasiswaan, staf administrasi senior, serta staf akademis. Kesemua personalia ada dua hal yang dipertimbangkan yaitu dimensi manfaat tambahan bagi distribusi informasi dan akses ke kelompok-kelompok pemangku kepentingan yang siap diidentifikasi serta pembatasan waktu sebagai anggota komite perencanaan. Staf administrasi senior harus selalu dimasukkan sebagai anggota tetap. Pimpinan tertinggi perguruan tinggi merupakan pimpinan tertinggi komite perencanaan. Kehadiran pimpinan tertinggi menyediakan kepemimpinan dan dukungan yang terintegrasi. Kehadirannya sangat strategis karena yang paling tahu dan lebih baik pemahamannya tentang institusi yang dipimpinnya. Namun demikian agar komite perencanaan bisa efektif keanggotaan komite perencanaan adalah antara 10 dan 12 orang. Komite perencanaan bertanggung jawab untuk menyetujui dokumen perencanaan dan memonitornya di tingkat kebijakan, menjelaskan, mengadvokasi, dan menafsirkan hasil perencanaan.
Wallahu A’lam.
Rujukan
Hinton, Karen E. (2012). A Practical Guide to Strategic Planning in Higher Education. https://oira.cortland.edu/webpage/planningandassessmentresources/planningresources/SCPGuideonPlanning.pdf
Gast, Alice. (2018). Universities are not ivory towers. Here’s the role they can play today. World Economic Forum 26 Jan 2018. https://www.weforum.org/agenda/2018/01/why-universities-need-to-win-back-trust/
Goldman, Charles A. and Salem, Hanine. (2015:4). Getting the Most Out of University Strategic Planning: Essential Guidance for Succes and Obstacles and Avoid. https://www.rand.org/content/dam/rand/pubs/perspectives/PE100/PE157/RAND_PE157.pdf
Seyfried, Markus and Pohlenz, Philipp. (2018). Assessing quality assurance in higher education: quality managers’ perceptions of effectiveness. Journal European Journal of Higher Education Volume 8, 2018 – Issue 3: Impact evaluation of quality management in higher education. 17 May 2018 https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/21568235.2018.1474777