SINAR- Selasa (23/10) seluruh staf Subbag Kemahasiwaan, Alumni dan Kerjasama mengikuti Workshop Penyusunan SOP Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama IAIN Surakarta. Selama 3 hari kedepan, peserta workshop akan menyusun setidaknya 36 rancangan SOP Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama. Sebelum melakukan penyusunan SOP agar standar dengan aturan baku sesuai dengan aturan administrasi pemerintahan, seluruh peserta terlebih dahulu mempelajari terkait jenis SOP, teknis SOP, penyusunan SOP hingga pembuatan flowchart dan infografis untuk memudahkan user dalam memahami alur pelayanan.
Narasumber yang hadir dalam kegiatan ini adalah Diyah Rochyati, S.E., M.H. dan Dr. H. Agus Waluyo, M.Ag yang secara basic memang memiliki skill dalam penyusuanan SOP di satkernya masing-masing. Dalam materinya, Diyah Rochyati, S.E., M.H. menyampaikan bahwa Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Secara umum tujuan Standar Operasional Prosedur adalah untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang di dalam suatu instansi.
Pada pelaksanaannya, ada beberapa tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasional suatu organisasi, yaitu:
- Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan kemana petugas dan lingkungan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas tertentu
- Untuk memberikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas bagi supervisor dan pekerja
- Membantu menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan
- Memberikan ukuran atau parameter dalam penilaian mutu kerja atau pelayanan
- Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
- Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggungjawab para petugas yang terkait
- Sebagai dokumen yang memberikan penjelasan dan penilaian proses pelaksanaan kerja bila terjadi mal praktek atau kesalahan administratif
- Sebagai dokumen yang dapat digunakan padaa kegiatan pelatihan pekerja
- Menjadi dokumen sejarah jika dilakukan revisi SOP dan menggantinya dengan SOP baru
Berdasarkan tujuan tersebut, diharapkan mutu pelayanan Subbag Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Selain itu juga diharapkan agar mencapai konsistensi pelayanan seperti yang disampaikan oleh Dr. H. Agus Waluyo, M.Ag., diantaranya:
- Mengurangi dan meminimalisir kesalahan atau kelalaian pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan karena SOP berperan sebagai standarisasi perusahaan.
- Dokumen SOP mengandung pedoman kerja pegawai sehingga dapat membantu karyawan agar lebih mandiri dan tidak tergantung dari intervensi manajemen.
- Membantu meningkatkan akuntabilitas.
- Menciptakan ukuran standar kerja dan menjadi acuan untuk evaluasi kinerja pegawai.
- Membantu pegawai baru lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaannya.
- Menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas.
- Membantu pekerjaan dapat diselesaikan dengan konsisten
(Gie/Humas Publikasi)
Sumber: Fuad