(Arsiparis Muda IAIN Surakarta)
Pandemi covid-19 membuat semua orang menjadi paranoid, dan sudah hampir lebih dua bulan anak anak sekolah dari rumah, para asn atau pegawai pemerintahan dan karyawan swasta banyak yang bekerja dari rumah. Dua bulan bukanlah waktu yang sangat singkat, pada awalnya kita sedikit kurang biasa menghadapi kebiasaan ini, dan disela sela bekerja dan belajar dari rumah mari bersinergi dengan keluarga untuk meluangkan waktu sejenak untuk menengok, mengidentifikasi dan merawat arsip keluarga kita atau arsip pribadi kita. Arsip keluarga merupakan arsip vital yang kita miliki, arsip vital adalah arsip yang tidak bisa tergantikan dengan yang lain atau tidak dapat diperbaharui apabila hilang atau rusak.
Yang termasuk arsip keluarga adalah kartu keluarga, akta kelahiran, ijazah, raport, piagam penghargaan, BPKP, sertifikat tanah, polis asuransi, Surat Keputusan pegawai baik negeri maupun swasta,STNK, KTP, akte kematian, dan berkas berharga lainnya. Berikut ada beberapa tips dalam merawat arsip keluarga agar tetap terjaga arsip autentiknya baik fisik maupun informasinya, bisa kita lakukan dengan mudah dan menggunakan sarana prasarana sederhana.
Arsip keluarga tersebut bisa kita selamatkan dengan cara identifikasi terlebih dahulu arsip keluarga itu milik siapa, milik ayah, ibu, anak atau anggota keluarga lain. Kemudian kita buat daftar arsip tersebut berdasarkan kategori atau identifikasi yang telah kita buat tadi. Daftar ini bisa secara manual tulis tangan ataupun dengan menggunakan komputer.
Setelah itu arsip atau dokumen kita pilah pilah terlebih dahulu berkas berkas berdasarkan kepemilikan yang telah kita buat dan dibuat memberkas (dikelompokkan berdasarkan kegiatannya apabila ada arsip yang ada runtutan kegiatan atau ada kronologisnya) misal pembelian tanah sampai sertifikatnya. Kemudian berikan nomer pada berkas memakai kertas kecil dan ditulis pada daftar perorangan kemudian arsip diurutkan sesuai dengan nomer berkas yang telah dibuat dan daftar yang telah dibuat.
Untuk penyelamatan lebih lanjut bisa dipindai semua arsip dan bisa diunggah di google drive, dropbox (untuk yang diunggah dicloud pastikan keamanannya) atau dalam file computer atau flaskdisk atau eksternal hardisk. Sementara fisik arsip disimpan dalam map atau album berkas atau membungkusnya dengan kertas kissing, dan dimasukkan ke box arsip sesuai kriteria atau daftar yang telah dibuat tadi. Dan jangan lupa untuk secara berkala mengangin-anginkan arsip dan membersihkan debunya.
Penyimpanan arsip bisa diletakkan ditempat yang aman dan mudah dijangkau akan tetapi jangan diletakkan di tempat yang rendah dan lembab. Apabila disimpan dilemari lebih baik diberi silica gel atau kamper secara berkala.
Jangan lupa untuk mencopot semua staples yang ada, karena itu membuat karat pada arsip. Apabila mengunakan paper clip maka seblmnya dilapisi dengan kertas kecil pada berkas yang akan diberi paper clip.
Hal ini juga berlaku pada arsip foto, arsip foto itu juga perlu dipelihara kareana merupakan arsip unik dalam keluarga kita, maka perlu pemelihaaraan yang tepat, apabila sudah dicetak bisa dipindai , apabila terletak dalam album rekat jangan lupa untuk selalu membuka plastiknya dan foto diangin anginkan. Dan lebih aman lagi arsip foto disimpan dalam amplop-amplop dan dibuat daftarnya.
Tips lain untuk perawatan arsip yaitu arsip itu jangan dilaminating karena hal itu akan merusak arsip, solusinya kita pakai teknik enkapsulasi yaitu dengan cara melapisi arsip dengan plastik akan tetapi arsip jangan langsung direkatkan akan tetapi perekatnya hanya dipinggir saja.
Demikian tips merawat dan merapikan arsip keluarga kita. Sehingga keautentikan arsip keluarga tetap terjaga, baik fisik maupun informasinya. Sehingga kita turut serta untuk menjaga arsip autentik untuk Indonesia. Dan standar protokoler kesehatan tetap dilaksanakan dalam merawat arsip keluarga kita tetap memakai masker, jaga jarak, terbiasa cuci tangan pakai sabun dan berdoa semoga pandemic covid-19 segera berakhir.
Selamat Menjaga Keauntetikan Arsip Keluarga.